Teczka pracownika – akta osobowe, dokumentacja i okresy przechowywania

Akta osobowe pracownika – część B

Część B to najobszerniejsza część akt osobowych. Obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i całego przebiegu zatrudnienia. Jej zakres reguluje § 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r.

W części B przechowuje się m.in.:

• umowę o pracę (lub pisemne potwierdzenie jej warunków),
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeśli pracodawca go sporządził,
• potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminem pracy, przepisami BHP i równego traktowania,
• potwierdzenie przekazania informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP),
• potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym na stanowisku,
• dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia BHP — od 12 grudnia 2025 r. mogą być w postaci elektronicznej,
• skierowania na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne oraz wynikające z nich orzeczenia,
• dokumenty związane z urlopami macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim i wychowawczym,
• dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty dotyczące nagród i wyróżnień (art. 105 KP),
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia lub zmiany warunków pracy i płacy,
• dokumenty dotyczące pracy zdalnej, telepracy i elastycznej organizacji pracy,
• umowę o zakazie konkurencji w trakcie zatrudnienia (jeśli zawarto),
• potwierdzenie poinformowania pracownika o zasadach kontroli trzeźwości (jeśli pracodawca ją wprowadził),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich.

Dokumentacja pracownicza to jeden z fundamentalnych obowiązków każdego pracodawcy — niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych. Obejmuje akta osobowe pracownika oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, taką jak ewidencja czasu pracy, dokumenty urlopowe czy lista płac.

Nieprowadzenie lub nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to wykroczenie zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Tymczasem wiele firm — szczególnie tych zatrudniających pierwszego pracownika — nie zdaje sobie sprawy z tego, jak obszerna jest lista dokumentów wymaganych przez przepisy.

W tym artykule wyjaśniamy, z czego składa się dokumentacja pracownicza, co zawierają poszczególne części akt osobowych (A–E), w jakiej formie można je prowadzić, jak długo należy je przechowywać po ustaniu stosunku pracy — oraz jakie zmiany obowiązują od grudnia 2025 i stycznia 2026 roku.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to pojęcie szersze niż sama „teczka pracownika". Składa się z dwóch elementów:

• Akta osobowe pracownika — prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, podzielone na pięć części (A–E).
• Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy — prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, obejmująca m.in. ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, listę wypłaconego wynagrodzenia i kartę przydziału odzieży roboczej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację przez cały okres zatrudnienia, a po ustaniu stosunku pracy — przez okres wskazany w przepisach (10 lub 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia).

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może wybrać formę prowadzenia dokumentacji: papierową lub elektroniczną. Obie są równoważne prawnie. Możliwa jest też zmiana formy w trakcie prowadzenia akt. Od 27 stycznia 2026 r. katalog czynności kadrowych, które można dokonywać wyłącznie w postaci elektronicznej, został dodatkowo rozszerzony.

Akta osobowe pracownika – część A

Część A zawiera dokumenty zgromadzone na etapie ubiegania się o zatrudnienie — przed podpisaniem umowy o pracę. Pracodawca ma prawo żądać od kandydata wyłącznie danych wymienionych w art. 22¹ Kodeksu pracy, co oznacza, że nie może gromadzić dokumentów wykraczających poza ten katalog.

W części A przechowuje się m.in.:

• kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane na danym stanowisku,
• skierowania na badania lekarskie wstępne i orzeczenia lekarskie (art. 229 § 1 pkt 1 KP),
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Pracodawca przechowuje w aktach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną za zgodność z oryginałem — nie oryginały.

CV kandydata można przechowywać w części A wyłącznie za zgodą pracownika na przetwarzanie danych osobowych w tym celu.

Akta osobowe pracownika – część C, D i E

Część C – rozwiązanie stosunku pracy

Część C zawiera dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Przechowuje się w niej m.in.: oświadczenia o rozwiązaniu umowy, wnioski dotyczące świadectwa pracy, kopię wydanego świadectwa, dokumenty dotyczące ekwiwalentu za urlop, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia oraz dokumenty z badań lekarskich przy narażeniu na czynniki rakotwórcze.

Część D – kary porządkowe

Część D zawiera odpisy zawiadomień o ukaraniu karą upomnienia lub nagany. Po zatarciu kary (rok nienagannej pracy) pracodawca usuwa z akt całą wydzieloną podczęść dotyczącą tej kary — nie tylko sam dokument. Pozostałym podczęściom przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Część E – kontrola trzeźwości (od 21 marca 2023 r.)

Część E, wprowadzona nowelizacją z 2023 r., zawiera dokumenty z kontroli trzeźwości pracownika i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu:

• informacje o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22¹c § 6 KP),
• informacje o badaniu przeprowadzonym przez uprawniony organ (np. policję),
• informacje o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Dokumenty w części E przechowuje się przez maksymalnie 1 rok od dnia ich zebrania. Po usunięciu informacji dotyczącej danej kontroli usuwa się całą wydzieloną podczęść (E1, E2 itd.), a pozostałym przyporządkowuje się nowe numery.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Przepisy wyróżniają trzy scenariusze. To jeden z częściej pomijanych obowiązków — szczególnie przez firmy mające w archiwach akta z różnych lat.

Wyjątki od standardowego okresu przechowywania

1. Dokumentacja jako dowód w postępowaniu

Jeśli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (karnym, cywilnym, administracyjnym, z zakresu prawa pracy):

• Gdy pracodawca jest stroną postępowania — przechowuje dokumentację do czasu prawomocnego zakończenia, nie krócej niż 10 lat.
• Gdy pracodawca dowiedział się o wszczęciu postępowania — okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy ponad standardowy okres.

2. Ponowne nawiązanie stosunku pracy

Jeśli pracodawca ponownie zatrudnia tego samego pracownika w trakcie biegu 10-letniego okresu — kontynuuje prowadzenie dotychczasowych akt (nie zakłada nowych). Nowy 10-letni bieg zaczyna się od końca roku, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Obowiązki informacyjne przy zakończeniu zatrudnienia

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca wydaje pracownikowi informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w tym terminie.

Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór. Do czasu zniszczenia może jednak wydać ją byłemu pracownikowi na jego wniosek.

Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej wydaje się na wniosek pracownika, byłego pracownika lub — w przypadku śmierci — uprawnionych członków rodziny (małżonek, dzieci własne i przysposobione, rodzice, rodzeństwo, wnuki).

Forma elektroniczna akt osobowych – wymagania techniczne

Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej jest dopuszczalne od 1 stycznia 2019 r. System teleinformatyczny musi zapewniać:

• poufność — zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych,
• integralność — ochrona treści i metadanych przed nieuprawnionymi zmianami,
• stały dostęp dla osób upoważnionych,
• identyfikację osób mających dostęp i rejestrację dokonywanych zmian,
• skuteczne wyszukiwanie na podstawie metadanych,
• możliwość eksportu w postaci elektronicznej,
• funkcjonalność wydruku.

W przypadku dokumentacji papierowej pracodawca musi zapewnić odpowiednią temperaturę, wilgotność i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dane osobowe, których pracodawca może żądać

Zakres danych gromadzonych w aktach jest ograniczony przepisami art. 22¹ KP.

Od kandydata do pracy można żądać wyłącznie: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (trzy ostatnie — tylko gdy niezbędne do pracy na danym stanowisku).

Od pracownika pracodawca może dodatkowo żądać: adresu zamieszkania, numeru PESEL, numeru rachunku bankowego (jeśli pracownik nie wnioskował o wypłatę do rąk własnych) oraz danych dzieci i członków rodziny — wyłącznie gdy jest to konieczne ze względu na uprawnienia pracownicze.