Mit "pieczątki w paszporcie" – czy wojewoda legalizuje pracę?

Największym błędem pracodawców jest zakładanie, że sam fakt złożenia przez cudzoziemca wniosku o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę (oraz wbicie czerwonej pieczątki do paszportu) z automatu pozwala mu podjąć lub kontynuować zatrudnienie. To kategoryczna nieprawda.

Pieczątka wojewody legalizuje wyłącznie pobyt w oczekiwaniu na decyzję. Aby praca na stemplu była legalna, cudzoziemiec musi spełnić określone warunki, np. posiadać ważne oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy przed złożeniem wniosku i kontynuować pracę u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku. Zmiana stanowiska w trakcie oczekiwania na decyzję wymusza uzyskanie nowego dokumentu legalizującego pracę!

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemca na podstawie oświadczenia z PUP i decydujecie się na złożenie wniosku o kartę pobytu, pracownik nie może w tym czasie awansować ani zmienić zakresu obowiązków bez nowego zezwolenia na pracę. Praca na stanowisku innym niż wskazane w dokumencie bazowym to nielegalne powierzenie pracy.

Powiadomienia do PUP i systemy legalizacji

W 2026 roku system zatrudniania cudzoziemców opiera się na dwóch głównych filarach szybkiej legalizacji (poza standardowymi zezwoleniami wojewódzkimi): oświadczeniach o powierzeniu pracy oraz powiadomieniach na podstawie tzw. specustawy dla obywateli Ukrainy.

Wymogi administracyjne przy zatrudnianiu cudzoziemców

przewiń →

Procedura Dla kogo Termin i warunek legalności
Powiadomienie do PUP (Specustawa) Obywatele Ukrainy 14 dni kalendarzowych od dnia podjęcia pracy
Oświadczenie o powierzeniu pracy M.in. obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii Wpis do ewidencji musi nastąpić PRZED dniem podjęcia pracy
Zezwolenie typu A Pozostałe kraje trzecie (np. Indie, Filipiny) Uzyskanie ostatecznej decyzji PRZED podjęciem pracy
Zwróć uwagę, że powiadomienie z tytułu specustawy ukraińskiej wysyła się po zatrudnieniu (do 14 dni), natomiast oświadczenie z PUP (dla np. obywateli Gruzji czy Białorusi) musi być zarejestrowane zanim pracownik przekroczy próg firmy. Pomylenie tych trybów skutkuje dotkliwymi karami od Straży Granicznej.

Podatki – kiedy 20% ryczałtu, a kiedy zasady ogólne?

Kwestia opodatkowania wynagrodzenia cudzoziemca (szczególnie na umowie zlecenia) to pole minowe dla działów płac. Kluczowe jest tutaj ustalenie rezydencji podatkowej. Nie ma znaczenia sam fakt posiadania zagranicznego paszportu – liczy się to, gdzie znajduje się centrum interesów życiowych cudzoziemca lub czy przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Nierezydent (osoba niemająca w Polsce centrum interesów życiowych) pracujący na umowie zlecenia podlega ryczałtowemu opodatkowaniu stawką 20%. Co ważne, od takiego wynagrodzenia nie odlicza się kosztów uzyskania przychodu (KUP).

przewiń →

Porównanie podatku PIT (Umowa zlecenie 5000 zł brutto)

Oświadczenie o centrum interesów życiowych (CFR-1)

Aby pracodawca mógł zastosować standardowe zasady opodatkowania (w tym np. PIT-0 dla młodych do 26. roku życia, z którego nierezydenci nie mogą korzystać), musi uzyskać od cudzoziemca certyfikat rezydencji lub przynajmniej oświadczenie o przeniesieniu na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 475) oraz Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Kwestie rezydencji podatkowej w art. 3).